Een vergadering opnemen: wat de wet vraagt en hoe je het iedereen laat weten

Laat iedereen in de vergadering vooraf weten dat je opneemt, en vraag hun toestemming waar de wet dat vereist. Hier lees je wat de wet zegt, en welke woorden je kunt gebruiken.

Door Therese AnhammerBijgewerkt op 16 oktober 2026

Wat de wet zegt

In Nederland mag je een gesprek opnemen waaraan je zelf deelneemt. Wel strafbaar is het om met een technisch hulpmiddel een gesprek in een woning, besloten lokaal of erf op te nemen als je zelf niet aan dat gesprek deelneemt en ook niet in opdracht van een deelnemer handelt (artikel 139a van het Wetboek van Strafrecht).

Dat je mag opnemen, betekent nog niet dat je de opname mag gebruiken zoals je wilt. Op het werk gelden bovendien de privacyregels hieronder. In België gelden andere regels.

Waar je ook bent, helpt één gewoonte: zeg het tegen iedereen voordat je begint, en neem niemand op die nee zegt.

Lees de wet: artikel 139a Wetboek van Strafrecht

Op het werk geldt ook de privacywet

In de EU, de EER en het Verenigd Koninkrijk geldt een opname van pratende mensen als persoonsgegevens.

Neem je op het werk op, dan bepaalt meestal je organisatie waarom en hoe, en is zij volgens de privacywet verantwoordelijk voor de opname: ze heeft een grondslag nodig om op te nemen, en moet mensen vertellen wat er wordt opgenomen, waarom, en hoe lang het wordt bewaard.

Veel organisaties hebben eigen regels voor het opnemen van vergaderingen. Volg die, en twijfel je, vraag het dan aan wie bij jou op het werk over privacy gaat.

Zo laat je het iedereen weten

In de uitnodiging

Ik neem deze vergadering op, zodat ik de notities kan uitwerken. De opname blijft op mijn computer. Wil je liever niet worden opgenomen? Laat het me dan weten voordat we beginnen.

Aan het begin van de vergadering

Voordat we beginnen: ik neem deze vergadering op voor mijn notities. Vindt iedereen dat goed?

Als iemand nee zegt

Neem dan niet op. Maak je notities gewoon met de hand.

Prokoll vraagt je iedereen in te lichten

De eerste keer dat je opneemt, vraagt Prokoll je iedereen in te lichten, en onder de opnameknop blijft een herinnering staan, met een melding die je kunt kopiëren.

Dit is geen juridisch advies

Deze pagina beschrijft de belangrijkste regels in gewone woorden. Ze hangen af van de situatie, en ze veranderen. Jij bent verantwoordelijk voor wat je opneemt en hoe je het gebruikt; twijfel je, vraag het dan aan een jurist of aan wie bij jou op het werk over privacy gaat.

Koop je licentie