AI-notulisten en de AVG: de vragen die je stelt voordat je er een gebruikt

Welke tool je vergadernotities ook schrijft: dit zijn de vragen die je stelt voordat je hem op het werk gebruikt, met de antwoorden van Prokoll ernaast.

Door Therese AnhammerBijgewerkt op 16 oktober 2026

Waarom jij deze vragen moet stellen

Als je een vergadering opneemt en laat transcriberen, bepaal jij of je organisatie waarom en hoe, en daarmee ben je volgens de AVG meestal verantwoordelijk voor die gegevens.

Wat een tool over zichzelf zegt, verandert daar niets aan, dus toets elke tool aan de vragen hieronder.

De vragen, en de antwoorden van Prokoll

Vraag	Waarom het belangrijk is	Prokoll
Waar wordt de vergadering getranscribeerd?	Gebeurt dat op een server, dan verlaat de vergadering je computer en verwerkt iemand anders hem.	Op je Mac. Het geluid, het transcript en de notities worden nooit geüpload.
Wie ontvangt de vergadering nog meer?	Een dienst die namens jou persoonsgegevens verwerkt, is een verwerker, en de AVG eist dan een verwerkersovereenkomst met die dienst.	Niemand. Wij ontvangen je vergaderingen nooit, dus er is geen verwerker voor en geen overeenkomst om te tekenen.
Gaat er iets naar landen buiten de EU?	Voor het doorgeven van persoonsgegevens buiten de EU en de EER is een waarborg nodig, zoals een adequaatheidsbesluit of modelcontractbepalingen.	Je vergaderingen blijven op je Mac, dus ze worden nergens heen gestuurd.
Wordt het gebruikt om AI te trainen?	Sommige diensten kunnen opnamen of transcripten gebruiken om hun modellen te trainen, dus lees de voorwaarden en kijk bij de instellingen.	Nee. Wij ontvangen je vergaderingen nooit.
Hoe lang wordt het bewaard, en waar?	Om gegevens te verwijderen zodra ze niet meer nodig zijn, moet je weten waar ze overal terechtkomen.	De opname wordt verwijderd zodra die is getranscribeerd. Het transcript en de notities blijven versleuteld op je Mac tot je ze verwijdert.
Wat is de grondslag, en worden mensen ingelicht?	Mensen opnemen is hun persoonsgegevens verwerken: je hebt een grondslag nodig en je moet ze informeren (AVG, artikelen 6 en 13).	Dat deel ligt bij jou. Voor je eerste opname herinnert Prokoll je eraan het iedereen te laten weten, met een melding die je kunt kopiëren.
Is een effectbeoordeling nodig?	Als een verwerking waarschijnlijk een hoog risico voor mensen oplevert, eist de AVG eerst een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (artikel 35).	Dat beslist je organisatie. Met Prokoll ontvangt geen externe partij de vergaderingen, dus er is geen partij om erin op te nemen.
Wat verstuurt de app zelf?	Ook een app die op je computer draait, kan contact opnemen met de maker, voor updates, licenties of foutrapporten.	De bestanden die het nodig heeft, één keer; dagelijks een controle op updates; het activeren van de licentie; en een crashrapport, alleen als je ervoor kiest er een te sturen.

Waar wordt de vergadering getranscribeerd?: Gebeurt dat op een server, dan verlaat de vergadering je computer en verwerkt iemand anders hem.; ProkollOp je Mac. Het geluid, het transcript en de notities worden nooit geüpload.
Wie ontvangt de vergadering nog meer?: Een dienst die namens jou persoonsgegevens verwerkt, is een verwerker, en de AVG eist dan een verwerkersovereenkomst met die dienst.; ProkollNiemand. Wij ontvangen je vergaderingen nooit, dus er is geen verwerker voor en geen overeenkomst om te tekenen.
Gaat er iets naar landen buiten de EU?: Voor het doorgeven van persoonsgegevens buiten de EU en de EER is een waarborg nodig, zoals een adequaatheidsbesluit of modelcontractbepalingen.; ProkollJe vergaderingen blijven op je Mac, dus ze worden nergens heen gestuurd.
Wordt het gebruikt om AI te trainen?: Sommige diensten kunnen opnamen of transcripten gebruiken om hun modellen te trainen, dus lees de voorwaarden en kijk bij de instellingen.; ProkollNee. Wij ontvangen je vergaderingen nooit.
Hoe lang wordt het bewaard, en waar?: Om gegevens te verwijderen zodra ze niet meer nodig zijn, moet je weten waar ze overal terechtkomen.; ProkollDe opname wordt verwijderd zodra die is getranscribeerd. Het transcript en de notities blijven versleuteld op je Mac tot je ze verwijdert.
Wat is de grondslag, en worden mensen ingelicht?: Mensen opnemen is hun persoonsgegevens verwerken: je hebt een grondslag nodig en je moet ze informeren (AVG, artikelen 6 en 13).; ProkollDat deel ligt bij jou. Voor je eerste opname herinnert Prokoll je eraan het iedereen te laten weten, met een melding die je kunt kopiëren.
Is een effectbeoordeling nodig?: Als een verwerking waarschijnlijk een hoog risico voor mensen oplevert, eist de AVG eerst een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (artikel 35).; ProkollDat beslist je organisatie. Met Prokoll ontvangt geen externe partij de vergaderingen, dus er is geen partij om erin op te nemen.
Wat verstuurt de app zelf?: Ook een app die op je computer draait, kan contact opnemen met de maker, voor updates, licenties of foutrapporten.; ProkollDe bestanden die het nodig heeft, één keer; dagelijks een controle op updates; het activeren van de licentie; en een crashrapport, alleen als je ervoor kiest er een te sturen.

Wat je Mac verlaat

Wat Prokoll niet voor je kan beslissen

Of een opname rechtmatig is, hangt af van waarom je opneemt, wie je het vertelt en wat je met de notities doet. Een transcript of notitie kan ook fouten bevatten, dus lees het voordat je erop vertrouwt.

Dit is geen juridisch advies

Deze pagina behandelt de gebruikelijke vragen in gewone taal. Twijfel je over je eigen situatie, vraag het dan aan wie bij jou op het werk over privacy gaat.

Koop je licentie