Tekoälyn muistiinpanotyökalut ja GDPR: kysy nämä ennen käyttöönottoa

Kirjoittipa kokousmuistiinpanosi mikä tahansa työkalu, nämä kysymykset kannattaa esittää ennen kuin otat sen työkäyttöön. Prokollin vastaukset ovat rinnalla.

Teksti: Therese AnhammerPäivitetty 16. lokakuuta 2026

Miksi kysyminen on sinun vastuullasi

Kun äänität kokouksen ja litteroitat sen, sinä tai organisaatiosi päätätte, miksi ja miten se tehdään. Siksi tietosuoja-asetuksen mukainen vastuu tiedoista on yleensä teillä.

Se, mitä työkalu kertoo itsestään, ei muuta tätä, joten käy jokainen työkalu läpi alla olevien kysymysten avulla.

Kysymykset ja Prokollin vastaukset

Kysymys	Miksi tämä on tärkeää	Prokoll
Missä kokous litteroidaan?	Jos litterointi tehdään palvelimella, kokous lähtee tietokoneeltasi ja joku muu käsittelee sitä.	Macissasi. Ääntä, litterointia ja muistiinpanoja ei koskaan ladata verkkoon.
Kenelle muulle kokous päätyy?	Palvelu, joka käsittelee henkilötietoja puolestasi, on henkilötietojen käsittelijä, ja tietosuoja-asetus edellyttää, että sen kanssa tehdään käsittelysopimus.	Ei kenellekään. Emme koskaan saa kokouksiasi, joten niillä ei ole käsittelijää eikä allekirjoitettavaa sopimusta.
Lähteekö mitään EU:n ulkopuolelle?	Henkilötietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle vaatii suojatoimen, kuten riittävyyspäätöksen tai vakiosopimuslausekkeet.	Kokouksesi pysyvät Macissasi, joten niitä ei lähetetä minnekään.
Käytetäänkö sitä tekoälyn kouluttamiseen?	Jotkin palvelut voivat käyttää äänityksiä tai litterointeja mallien kouluttamiseen, joten tarkista käyttöehdot ja asetukset.	Ei. Emme koskaan saa kokouksiasi.
Kuinka kauan ja missä sitä säilytetään?	Jotta voit poistaa tiedot, kun niitä ei enää tarvita, sinun on tiedettävä kaikki paikat, joihin ne päätyvät.	Äänitys poistetaan, kun se on litteroitu. Litterointi ja muistiinpanot pysyvät salattuina Macissasi, kunnes poistat ne.
Mikä on käsittelyperuste, ja kerrotaanko ihmisille?	Ihmisten äänittäminen on heidän henkilötietojensa käsittelyä: tarvitset käsittelyperusteen, ja sinun on kerrottava siitä heille (tietosuoja-asetus, 6 ja 13 artikla).	Siitä vastaat sinä. Ennen ensimmäistä äänitystä Prokoll muistuttaa sinua kertomaan muille ja antaa valmiin ilmoituksen, jonka voit kopioida.
Tarvitaanko vaikutustenarviointi?	Jos käsittely todennäköisesti aiheuttaa ihmisille korkean riskin, tietosuoja-asetus edellyttää, että ensin tehdään tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi (35 artikla).	Sen päättää organisaatiosi. Prokollia käytettäessä mikään ulkopuolinen taho ei saa kokouksia, joten arviointiin ei ole sellaista sisällytettävää.
Mitä sovellus itse lähettää?	Tietokoneellasi toimiva sovelluskin voi ottaa yhteyttä tekijäänsä päivitysten, lisenssien tai virheraporttien vuoksi.	Tarvitsemansa tiedostot kerran, päivittäinen päivitysten tarkistus, lisenssin aktivointi sekä kaatumisraportti vain, jos päätät lähettää sen.

Missä kokous litteroidaan?: Jos litterointi tehdään palvelimella, kokous lähtee tietokoneeltasi ja joku muu käsittelee sitä.; ProkollMacissasi. Ääntä, litterointia ja muistiinpanoja ei koskaan ladata verkkoon.
Kenelle muulle kokous päätyy?: Palvelu, joka käsittelee henkilötietoja puolestasi, on henkilötietojen käsittelijä, ja tietosuoja-asetus edellyttää, että sen kanssa tehdään käsittelysopimus.; ProkollEi kenellekään. Emme koskaan saa kokouksiasi, joten niillä ei ole käsittelijää eikä allekirjoitettavaa sopimusta.
Lähteekö mitään EU:n ulkopuolelle?: Henkilötietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle vaatii suojatoimen, kuten riittävyyspäätöksen tai vakiosopimuslausekkeet.; ProkollKokouksesi pysyvät Macissasi, joten niitä ei lähetetä minnekään.
Käytetäänkö sitä tekoälyn kouluttamiseen?: Jotkin palvelut voivat käyttää äänityksiä tai litterointeja mallien kouluttamiseen, joten tarkista käyttöehdot ja asetukset.; ProkollEi. Emme koskaan saa kokouksiasi.
Kuinka kauan ja missä sitä säilytetään?: Jotta voit poistaa tiedot, kun niitä ei enää tarvita, sinun on tiedettävä kaikki paikat, joihin ne päätyvät.; ProkollÄänitys poistetaan, kun se on litteroitu. Litterointi ja muistiinpanot pysyvät salattuina Macissasi, kunnes poistat ne.
Mikä on käsittelyperuste, ja kerrotaanko ihmisille?: Ihmisten äänittäminen on heidän henkilötietojensa käsittelyä: tarvitset käsittelyperusteen, ja sinun on kerrottava siitä heille (tietosuoja-asetus, 6 ja 13 artikla).; ProkollSiitä vastaat sinä. Ennen ensimmäistä äänitystä Prokoll muistuttaa sinua kertomaan muille ja antaa valmiin ilmoituksen, jonka voit kopioida.
Tarvitaanko vaikutustenarviointi?: Jos käsittely todennäköisesti aiheuttaa ihmisille korkean riskin, tietosuoja-asetus edellyttää, että ensin tehdään tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi (35 artikla).; ProkollSen päättää organisaatiosi. Prokollia käytettäessä mikään ulkopuolinen taho ei saa kokouksia, joten arviointiin ei ole sellaista sisällytettävää.
Mitä sovellus itse lähettää?: Tietokoneellasi toimiva sovelluskin voi ottaa yhteyttä tekijäänsä päivitysten, lisenssien tai virheraporttien vuoksi.; ProkollTarvitsemansa tiedostot kerran, päivittäinen päivitysten tarkistus, lisenssin aktivointi sekä kaatumisraportti vain, jos päätät lähettää sen.

Mitä Macistasi lähtee

Mitä Prokoll ei voi päättää puolestasi

Se, onko äänittäminen laillista, riippuu siitä, miksi äänität, kenelle siitä kerrotaan ja mitä teet muistiinpanoilla. Litteroinnissa tai muistiinpanoissa voi myös olla virheitä, joten lue ne ennen kuin luotat niihin.

Tämä ei ole oikeudellista neuvontaa

Tällä sivulla käydään tavalliset kysymykset läpi selkeästi. Jos et ole varma omasta tilanteestasi, kysy työpaikkasi tietosuoja-asioista vastaavalta.

Hanki lisenssi