AI-anteckningsverktyg och GDPR: frågorna du bör ställa innan du använder ett

Vad du än använder för att skriva mötesanteckningar är det här frågorna du bör ställa innan du använder det i jobbet, med Prokolls svar bredvid.

Av Therese AnhammerUppdaterad 16 oktober 2026

Därför är det du som ska ställa frågorna

När du spelar in ett möte och låter transkribera det bestämmer du eller din organisation varför och hur, och det gör er oftast personuppgiftsansvariga för uppgifterna enligt GDPR.

Vad ett verktyg säger om sig självt ändrar inte det, så gå igenom frågorna nedan för varje verktyg.

Frågorna och Prokolls svar

Fråga	Varför det spelar roll	Prokoll
Var transkriberas mötet?	Sker det på en server lämnar mötet din dator, och någon annan hanterar det.	På din Mac. Ljudet, transkriptionen och anteckningarna laddas aldrig upp.
Vem mer får ta del av mötet?	En tjänst som behandlar personuppgifter för din räkning är ett personuppgiftsbiträde, och GDPR kräver ett personuppgiftsbiträdesavtal med den.	Ingen. Vi tar aldrig emot dina möten, så det finns inget personuppgiftsbiträde för dem och inget avtal att skriva under.
Skickas något utanför EU?	Att skicka personuppgifter utanför EU och EES kräver en skyddsåtgärd, till exempel ett beslut om adekvat skyddsnivå eller standardavtalsklausuler.	Dina möten stannar på din Mac, så de skickas ingenstans.
Används det för att träna AI?	Vissa tjänster kan använda inspelningar eller transkriptioner för att träna sina modeller, så läs villkoren och se över inställningarna.	Nej. Vi tar aldrig emot dina möten.
Hur länge sparas det, och var?	För att kunna radera uppgifter när de inte längre behövs måste du veta alla ställen där de hamnar.	Inspelningen raderas när den har transkriberats. Transkriptionen och anteckningarna ligger krypterade på din Mac tills du raderar dem.
Vilken är den rättsliga grunden, och får de berörda veta?	Att spela in människor är att behandla deras personuppgifter: du behöver en rättslig grund och måste informera dem (GDPR, artiklarna 6 och 13).	Den delen ansvarar du för. Prokoll påminner dig om att säga till före din första inspelning, med ett meddelande du kan kopiera.
Behövs en konsekvensbedömning?	Om en behandling sannolikt leder till en hög risk för människor kräver GDPR att en konsekvensbedömning avseende dataskydd görs först (artikel 35).	Det avgör din organisation. Med Prokoll tar ingen utomstående part emot mötena, så det finns ingen sådan att ta med i bedömningen.
Vad skickar själva appen?	Även en app som körs på din dator kan kontakta sin tillverkare, för uppdateringar, licenser eller felrapporter.	Filerna den behöver, en gång; en daglig sökning efter uppdateringar; licensaktivering; och en kraschrapport bara om du väljer att skicka den.

Var transkriberas mötet?: Sker det på en server lämnar mötet din dator, och någon annan hanterar det.; ProkollPå din Mac. Ljudet, transkriptionen och anteckningarna laddas aldrig upp.
Vem mer får ta del av mötet?: En tjänst som behandlar personuppgifter för din räkning är ett personuppgiftsbiträde, och GDPR kräver ett personuppgiftsbiträdesavtal med den.; ProkollIngen. Vi tar aldrig emot dina möten, så det finns inget personuppgiftsbiträde för dem och inget avtal att skriva under.
Skickas något utanför EU?: Att skicka personuppgifter utanför EU och EES kräver en skyddsåtgärd, till exempel ett beslut om adekvat skyddsnivå eller standardavtalsklausuler.; ProkollDina möten stannar på din Mac, så de skickas ingenstans.
Används det för att träna AI?: Vissa tjänster kan använda inspelningar eller transkriptioner för att träna sina modeller, så läs villkoren och se över inställningarna.; ProkollNej. Vi tar aldrig emot dina möten.
Hur länge sparas det, och var?: För att kunna radera uppgifter när de inte längre behövs måste du veta alla ställen där de hamnar.; ProkollInspelningen raderas när den har transkriberats. Transkriptionen och anteckningarna ligger krypterade på din Mac tills du raderar dem.
Vilken är den rättsliga grunden, och får de berörda veta?: Att spela in människor är att behandla deras personuppgifter: du behöver en rättslig grund och måste informera dem (GDPR, artiklarna 6 och 13).; ProkollDen delen ansvarar du för. Prokoll påminner dig om att säga till före din första inspelning, med ett meddelande du kan kopiera.
Behövs en konsekvensbedömning?: Om en behandling sannolikt leder till en hög risk för människor kräver GDPR att en konsekvensbedömning avseende dataskydd görs först (artikel 35).; ProkollDet avgör din organisation. Med Prokoll tar ingen utomstående part emot mötena, så det finns ingen sådan att ta med i bedömningen.
Vad skickar själva appen?: Även en app som körs på din dator kan kontakta sin tillverkare, för uppdateringar, licenser eller felrapporter.; ProkollFilerna den behöver, en gång; en daglig sökning efter uppdateringar; licensaktivering; och en kraschrapport bara om du väljer att skicka den.

Vad som lämnar din Mac

Det här kan Prokoll inte avgöra åt dig

Om en inspelning är laglig beror på varför du spelar in, vem som får veta det och vad du gör med anteckningarna. En transkription eller en anteckning kan också vara fel, så läs den innan du förlitar dig på den.

Det här är ingen juridisk rådgivning

Den här sidan tar upp de vanliga frågorna med enkla ord. Är du osäker på vad som gäller i ditt fall, fråga den som ansvarar för dataskyddet på din arbetsplats.

Skaffa din licens