Prokoll
English
Svenska
Norsk
Dansk
Suomi
Deutsch
Français
Nederlands
EspañolOutils de prise de notes par IA et RGPD : les questions à poser avant d’en utiliser un
Quel que soit l’outil qui rédige vos notes de réunion, voici les questions à vous poser avant de l’utiliser au travail, avec les réponses de Prokoll en regard.
Par Therese AnhammerMis à jour le 16 octobre 2026
Pourquoi c’est à vous de poser ces questions
Quand vous enregistrez une réunion et la faites transcrire, c’est vous ou votre organisation qui décidez pourquoi et comment, ce qui fait en général de vous le responsable de ces données au sens du RGPD.
Ce qu’un outil dit de lui-même n’y change rien : vérifiez donc chaque outil à l’aide des questions ci-dessous.
Les questions, et les réponses de Prokoll
| Question | Pourquoi c’est important | Prokoll |
|---|---|---|
| Où la réunion est-elle transcrite ? | Si cela se fait sur un serveur, la réunion quitte votre ordinateur et quelqu’un d’autre la traite. | Sur votre Mac. Le son, la transcription et les notes ne sont jamais envoyés en ligne. |
| Qui d’autre reçoit la réunion ? | Un service qui traite des données personnelles pour votre compte est un sous-traitant, et le RGPD impose de conclure avec lui un contrat de sous-traitance. | Personne. Nous ne recevons jamais vos réunions : il n’y a donc aucun sous-traitant pour elles, ni aucun contrat à signer. |
| Des données sortent-elles de l’UE ? | Envoyer des données personnelles hors de l’UE et de l’EEE nécessite un mécanisme de transfert, comme une décision d’adéquation ou des clauses contractuelles types. | Vos réunions restent sur votre Mac : elles ne sont envoyées nulle part. |
| Sert-elle à entraîner une IA ? | Certains services peuvent utiliser des enregistrements ou des transcriptions pour entraîner leurs modèles : vérifiez les conditions et les réglages. | Non. Nous ne recevons jamais vos réunions. |
| Combien de temps est-elle conservée, et où ? | Pour supprimer des données quand elles ne sont plus nécessaires, il faut savoir partout où elles se retrouvent. | L’enregistrement est supprimé une fois transcrit. La transcription et les notes restent chiffrées sur votre Mac jusqu’à ce que vous les supprimiez. |
| Quelle base légale, et les personnes sont-elles informées ? | Enregistrer des personnes, c’est traiter leurs données personnelles : il faut une base légale, et vous devez les informer (RGPD, articles 6 et 13). | Cette partie vous revient. Avant votre premier enregistrement, Prokoll vous rappelle de prévenir les participants, avec un message à copier. |
| Une analyse d’impact est-elle nécessaire ? | Lorsqu’un traitement est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les personnes, le RGPD impose d’abord une analyse d’impact relative à la protection des données (article 35). | C’est à votre organisation de décider. Avec Prokoll, aucun tiers ne reçoit les réunions : il n’y en a donc aucun à y inclure. |
| Qu’envoie l’app elle-même ? | Même une app qui fonctionne sur votre ordinateur peut contacter son éditeur, pour les mises à jour, les licences ou les rapports d’erreur. | Les fichiers dont elle a besoin, une seule fois ; une vérification quotidienne des mises à jour ; l’activation de la licence ; et un rapport de plantage, seulement si vous choisissez de l’envoyer. |
- Où la réunion est-elle transcrite ?
- Si cela se fait sur un serveur, la réunion quitte votre ordinateur et quelqu’un d’autre la traite.
- ProkollSur votre Mac. Le son, la transcription et les notes ne sont jamais envoyés en ligne.
- Qui d’autre reçoit la réunion ?
- Un service qui traite des données personnelles pour votre compte est un sous-traitant, et le RGPD impose de conclure avec lui un contrat de sous-traitance.
- ProkollPersonne. Nous ne recevons jamais vos réunions : il n’y a donc aucun sous-traitant pour elles, ni aucun contrat à signer.
- Des données sortent-elles de l’UE ?
- Envoyer des données personnelles hors de l’UE et de l’EEE nécessite un mécanisme de transfert, comme une décision d’adéquation ou des clauses contractuelles types.
- ProkollVos réunions restent sur votre Mac : elles ne sont envoyées nulle part.
- Sert-elle à entraîner une IA ?
- Certains services peuvent utiliser des enregistrements ou des transcriptions pour entraîner leurs modèles : vérifiez les conditions et les réglages.
- ProkollNon. Nous ne recevons jamais vos réunions.
- Combien de temps est-elle conservée, et où ?
- Pour supprimer des données quand elles ne sont plus nécessaires, il faut savoir partout où elles se retrouvent.
- ProkollL’enregistrement est supprimé une fois transcrit. La transcription et les notes restent chiffrées sur votre Mac jusqu’à ce que vous les supprimiez.
- Quelle base légale, et les personnes sont-elles informées ?
- Enregistrer des personnes, c’est traiter leurs données personnelles : il faut une base légale, et vous devez les informer (RGPD, articles 6 et 13).
- ProkollCette partie vous revient. Avant votre premier enregistrement, Prokoll vous rappelle de prévenir les participants, avec un message à copier.
- Une analyse d’impact est-elle nécessaire ?
- Lorsqu’un traitement est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les personnes, le RGPD impose d’abord une analyse d’impact relative à la protection des données (article 35).
- ProkollC’est à votre organisation de décider. Avec Prokoll, aucun tiers ne reçoit les réunions : il n’y en a donc aucun à y inclure.
- Qu’envoie l’app elle-même ?
- Même une app qui fonctionne sur votre ordinateur peut contacter son éditeur, pour les mises à jour, les licences ou les rapports d’erreur.
- ProkollLes fichiers dont elle a besoin, une seule fois ; une vérification quotidienne des mises à jour ; l’activation de la licence ; et un rapport de plantage, seulement si vous choisissez de l’envoyer.
Ce que Prokoll ne peut pas décider à votre place
Qu’un enregistrement soit licite ou non dépend de la raison pour laquelle vous enregistrez, des personnes prévenues et de ce que vous faites des notes. Une transcription ou une note peut aussi être erronée : relisez-la avant de vous y fier.
Ceci n’est pas un conseil juridique
Cette page aborde les questions courantes en termes simples. Si vous avez un doute sur votre situation, demandez à la personne chargée de la protection des données dans votre organisation.