Asistentes de notas con IA y el RGPD: las preguntas que hacer antes de usar uno

Uses lo que uses para tus notas de reunión, estas son las preguntas que debes hacerte antes de usarlo en el trabajo, con las respuestas de Prokoll al lado.

Por Therese AnhammerActualizado el 16 de octubre de 2026

Por qué te toca a ti hacer estas preguntas

Cuando grabas una reunión y la haces transcribir, eres tú o tu organización quien decide por qué y cómo, y según el RGPD eso suele convertir a quien decide en responsable de esos datos.

Lo que una herramienta diga de sí misma no cambia eso, así que comprueba cualquier herramienta con las preguntas de abajo.

Las preguntas y las respuestas de Prokoll

Pregunta	Por qué importa	Prokoll
¿Dónde se transcribe la reunión?	Si se hace en un servidor, la reunión sale de tu equipo y la trata un tercero.	En tu Mac. El sonido, la transcripción y las notas nunca se suben a internet.
¿Quién más recibe la reunión?	Un servicio que trata datos personales por cuenta tuya es un encargado del tratamiento, y el RGPD exige firmar con él un contrato de encargo del tratamiento.	Nadie. Nunca recibimos tus reuniones, así que no hay encargado del tratamiento para ellas ni contrato que firmar.
¿Sale algo de la UE?	Enviar datos personales fuera de la UE y del EEE requiere un mecanismo de transferencia, como una decisión de adecuación o cláusulas contractuales tipo.	Tus reuniones se quedan en tu Mac, así que no se envían a ningún sitio.
¿Se usa para entrenar una IA?	Algunos servicios pueden usar grabaciones o transcripciones para entrenar sus modelos, así que revisa las condiciones y los ajustes.	No. Nunca recibimos tus reuniones.
¿Cuánto tiempo se guarda, y dónde?	Para borrar los datos cuando ya no hacen falta, tienes que saber todos los lugares a los que llegan.	La grabación se borra una vez transcrita. La transcripción y las notas se quedan cifradas en tu Mac hasta que las borres.
¿Cuál es la base jurídica y se informa a las personas?	Grabar a personas es tratar sus datos personales: necesitas una base jurídica y tienes que informarles (RGPD, artículos 6 y 13).	Esa parte te toca a ti. Prokoll te recuerda que avises a los demás antes de tu primera grabación, con un aviso que puedes copiar.
¿Hace falta una evaluación de impacto?	Cuando sea probable que un tratamiento entrañe un alto riesgo para las personas, el RGPD exige antes una evaluación de impacto relativa a la protección de datos (artículo 35).	Lo decide tu organización. Con Prokoll, ningún tercero recibe las reuniones, así que no hay ninguno que incluir en ella.
¿Qué envía la propia app?	Incluso una app que funciona en tu equipo puede conectarse con su desarrollador, para actualizaciones, licencias o informes de errores.	Los archivos que necesita, una vez; una comprobación diaria de actualizaciones; la activación de la licencia; y un informe de fallos solo si decides enviarlo.

¿Dónde se transcribe la reunión?: Si se hace en un servidor, la reunión sale de tu equipo y la trata un tercero.; ProkollEn tu Mac. El sonido, la transcripción y las notas nunca se suben a internet.
¿Quién más recibe la reunión?: Un servicio que trata datos personales por cuenta tuya es un encargado del tratamiento, y el RGPD exige firmar con él un contrato de encargo del tratamiento.; ProkollNadie. Nunca recibimos tus reuniones, así que no hay encargado del tratamiento para ellas ni contrato que firmar.
¿Sale algo de la UE?: Enviar datos personales fuera de la UE y del EEE requiere un mecanismo de transferencia, como una decisión de adecuación o cláusulas contractuales tipo.; ProkollTus reuniones se quedan en tu Mac, así que no se envían a ningún sitio.
¿Se usa para entrenar una IA?: Algunos servicios pueden usar grabaciones o transcripciones para entrenar sus modelos, así que revisa las condiciones y los ajustes.; ProkollNo. Nunca recibimos tus reuniones.
¿Cuánto tiempo se guarda, y dónde?: Para borrar los datos cuando ya no hacen falta, tienes que saber todos los lugares a los que llegan.; ProkollLa grabación se borra una vez transcrita. La transcripción y las notas se quedan cifradas en tu Mac hasta que las borres.
¿Cuál es la base jurídica y se informa a las personas?: Grabar a personas es tratar sus datos personales: necesitas una base jurídica y tienes que informarles (RGPD, artículos 6 y 13).; ProkollEsa parte te toca a ti. Prokoll te recuerda que avises a los demás antes de tu primera grabación, con un aviso que puedes copiar.
¿Hace falta una evaluación de impacto?: Cuando sea probable que un tratamiento entrañe un alto riesgo para las personas, el RGPD exige antes una evaluación de impacto relativa a la protección de datos (artículo 35).; ProkollLo decide tu organización. Con Prokoll, ningún tercero recibe las reuniones, así que no hay ninguno que incluir en ella.
¿Qué envía la propia app?: Incluso una app que funciona en tu equipo puede conectarse con su desarrollador, para actualizaciones, licencias o informes de errores.; ProkollLos archivos que necesita, una vez; una comprobación diaria de actualizaciones; la activación de la licencia; y un informe de fallos solo si decides enviarlo.

Qué sale de tu Mac

Lo que Prokoll no puede decidir por ti

Que una grabación sea lícita depende de por qué grabas, a quién se informa y qué haces con las notas. Además, una transcripción o una nota puede contener errores, así que léela antes de fiarte de ella.

Esto no es asesoramiento jurídico

Esta página repasa las preguntas habituales con palabras sencillas. Si tienes dudas sobre tu caso, consulta a quien se ocupe de la protección de datos en tu trabajo.

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