KI-Tools für Meeting-Notizen und die DSGVO: die Fragen vor dem Einsatz

Egal, womit Sie Ihre Meeting-Notizen schreiben lassen: Diese Fragen sollten Sie stellen, bevor Sie es beruflich nutzen. Die Antworten von Prokoll stehen jeweils daneben.

Von Therese AnhammerAktualisiert am 16. Oktober 2026

Warum diese Fragen Ihre Sache sind

Wenn Sie ein Meeting aufnehmen und transkribieren lassen, entscheiden Sie oder Ihre Organisation über das Warum und das Wie. Damit sind Sie nach der DSGVO in der Regel für diese Daten verantwortlich.

Was ein Tool über sich selbst sagt, ändert daran nichts. Prüfen Sie deshalb jedes Tool anhand der Fragen unten.

Die Fragen und die Antworten von Prokoll

Frage	Warum das wichtig ist	Prokoll
Wo wird das Meeting transkribiert?	Geschieht das auf einem Server, verlässt das Meeting Ihren Computer, und jemand anderes verarbeitet es.	Auf Ihrem Mac. Ton, Transkript und Notizen werden nie hochgeladen.
Wer bekommt das Meeting sonst noch?	Ein Dienst, der personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, ist ein Auftragsverarbeiter, und die DSGVO verlangt mit ihm einen Auftragsverarbeitungsvertrag.	Niemand. Wir erhalten Ihre Meetings nie, also gibt es dafür keinen Auftragsverarbeiter und keinen Vertrag zu unterschreiben.
Gelangen Daten in Länder außerhalb der EU?	Wer personenbezogene Daten in Länder außerhalb von EU und EWR übermittelt, braucht dafür eine Absicherung wie einen Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln.	Ihre Meetings bleiben auf Ihrem Mac und werden nirgendwohin gesendet.
Wird damit KI trainiert?	Manche Dienste nutzen Aufnahmen oder Transkripte möglicherweise, um ihre Modelle zu trainieren. Prüfen Sie also die Bedingungen und die Einstellungen.	Nein. Wir erhalten Ihre Meetings nie.
Wie lange und wo wird es gespeichert?	Um Daten zu löschen, wenn sie nicht mehr gebraucht werden, müssen Sie wissen, wo sie überall landen.	Die Aufnahme wird gelöscht, sobald sie transkribiert ist. Transkript und Notizen bleiben verschlüsselt auf Ihrem Mac, bis Sie sie löschen.
Was ist die Rechtsgrundlage, und werden die Beteiligten informiert?	Menschen aufzunehmen heißt, ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten: Sie brauchen eine Rechtsgrundlage und müssen die Betroffenen informieren (Art. 6 und 13 DSGVO).	Das liegt bei Ihnen. Prokoll erinnert Sie vor Ihrer ersten Aufnahme daran, alle zu informieren, und gibt Ihnen einen Hinweis zum Kopieren.
Ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig?	Hat eine Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Betroffenen zur Folge, verlangt die DSGVO vorher eine Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DSGVO).	Das entscheidet Ihre Organisation. Bei Prokoll erhält keine externe Stelle die Meetings, also muss darin auch keine berücksichtigt werden.
Was sendet die App selbst?	Auch eine App, die auf Ihrem Computer läuft, kann sich bei ihrem Hersteller melden, etwa für Updates, Lizenzen oder Fehlerberichte.	Einmalig die Dateien, die sie braucht; täglich eine Suche nach Updates; die Aktivierung der Lizenz; und einen Absturzbericht nur, wenn Sie ihn senden möchten.

Wo wird das Meeting transkribiert?: Geschieht das auf einem Server, verlässt das Meeting Ihren Computer, und jemand anderes verarbeitet es.; ProkollAuf Ihrem Mac. Ton, Transkript und Notizen werden nie hochgeladen.
Wer bekommt das Meeting sonst noch?: Ein Dienst, der personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, ist ein Auftragsverarbeiter, und die DSGVO verlangt mit ihm einen Auftragsverarbeitungsvertrag.; ProkollNiemand. Wir erhalten Ihre Meetings nie, also gibt es dafür keinen Auftragsverarbeiter und keinen Vertrag zu unterschreiben.
Gelangen Daten in Länder außerhalb der EU?: Wer personenbezogene Daten in Länder außerhalb von EU und EWR übermittelt, braucht dafür eine Absicherung wie einen Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln.; ProkollIhre Meetings bleiben auf Ihrem Mac und werden nirgendwohin gesendet.
Wird damit KI trainiert?: Manche Dienste nutzen Aufnahmen oder Transkripte möglicherweise, um ihre Modelle zu trainieren. Prüfen Sie also die Bedingungen und die Einstellungen.; ProkollNein. Wir erhalten Ihre Meetings nie.
Wie lange und wo wird es gespeichert?: Um Daten zu löschen, wenn sie nicht mehr gebraucht werden, müssen Sie wissen, wo sie überall landen.; ProkollDie Aufnahme wird gelöscht, sobald sie transkribiert ist. Transkript und Notizen bleiben verschlüsselt auf Ihrem Mac, bis Sie sie löschen.
Was ist die Rechtsgrundlage, und werden die Beteiligten informiert?: Menschen aufzunehmen heißt, ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten: Sie brauchen eine Rechtsgrundlage und müssen die Betroffenen informieren (Art. 6 und 13 DSGVO).; ProkollDas liegt bei Ihnen. Prokoll erinnert Sie vor Ihrer ersten Aufnahme daran, alle zu informieren, und gibt Ihnen einen Hinweis zum Kopieren.
Ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig?: Hat eine Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Betroffenen zur Folge, verlangt die DSGVO vorher eine Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DSGVO).; ProkollDas entscheidet Ihre Organisation. Bei Prokoll erhält keine externe Stelle die Meetings, also muss darin auch keine berücksichtigt werden.
Was sendet die App selbst?: Auch eine App, die auf Ihrem Computer läuft, kann sich bei ihrem Hersteller melden, etwa für Updates, Lizenzen oder Fehlerberichte.; ProkollEinmalig die Dateien, die sie braucht; täglich eine Suche nach Updates; die Aktivierung der Lizenz; und einen Absturzbericht nur, wenn Sie ihn senden möchten.

Was Ihren Mac verlässt

Was Prokoll nicht für Sie entscheiden kann

Ob eine Aufnahme rechtmäßig ist, hängt davon ab, warum Sie aufnehmen, wer informiert wird und was Sie mit den Notizen tun. Außerdem kann ein Transkript oder eine Notiz Fehler enthalten. Lesen Sie es deshalb, bevor Sie sich darauf verlassen.

Dies ist keine Rechtsberatung

Diese Seite behandelt die üblichen Fragen in einfachen Worten. Wenn Sie bei Ihrem eigenen Fall unsicher sind, fragen Sie die Person, die bei Ihnen für den Datenschutz zuständig ist.

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