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Prokoll is available in English
Prokoll

So funktioniert Prokoll

Prokoll macht aus einem Meeting ein Transkript, in dem steht, wer was gesagt hat, und daraus Notizen, ohne dass das Meeting jemals Ihren Mac verlässt. So läuft es ab, Schritt für Schritt.

Alles für Sie mitgeschrieben

Wenn das Meeting endet, sind die Notizen schon da, ohne dass Sie ein Wort geschrieben haben.

  1. Eine Zusammenfassung zum Verschicken

    Das ganze Meeting in wenigen Zeilen, fertig zum Einfügen in eine E-Mail.

  2. Aufgaben: wer macht was bis wann

    Jede Aufgabe mit der Person, die sie übernimmt, und dem Tag, an dem sie fällig ist.

  3. Notizen nach Thema

    Kurze Notizen zu jedem Thema, in der Reihenfolge, in der es besprochen wurde.

  4. Wer was gesagt hat

    Jede Stimme bekommt ihren eigenen Namen, im ganzen Transkript.

  5. Entscheidungen und offene Fragen

    Was beschlossen wurde und was noch geklärt werden muss.

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    Einmal die Sprachen wählen

    Wählen Sie die Sprachen Ihrer Meetings. Prokoll lädt dann herunter, was es zum Arbeiten auf Ihrem Mac braucht: je nach Sprachen etwa 8 bis 10 GB. Danach funktioniert es ohne Internet.

    Prokoll zum ersten Mal öffnen: die Meeting-Sprachen wählen, dann der einmalige Download, den Prokoll zum Arbeiten auf dem Mac braucht.
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    Ein Meeting starten

    Wenn Sie möchten, fügen Sie die Teilnehmenden hinzu. Die Namen helfen Prokoll, sie richtig zu schreiben und die Stimmen zu unterscheiden. Nehmen Sie Ihr Mikrofon auf und bei einem Online-Meeting auch den Ton, den Ihr Mac abspielt. Sie können auch eine Audiodatei öffnen oder ein vorhandenes Transkript einfügen.

    Ein Meeting in Prokoll starten: Die Teilnehmenden werden hinzugefügt, der Mac-Ton wird zusätzlich zum Mikrofon eingeschaltet, und die Aufnahme beginnt.
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    Zusehen, wie das Transkript entsteht

    Das Transkript erscheint, während gesprochen wird. Wenn Sie stoppen, erkennt Prokoll, wer was gesagt hat, und schreibt die Notizen: eine Zusammenfassung, die wichtigsten Punkte, Entscheidungen, Aufgaben (wer macht was bis wann) und offene Fragen.

    Ein Meeting in Prokoll: Das Transkript erscheint Zeile für Zeile, während drei Personen sprechen. Wird das Meeting gestoppt, erkennt Prokoll, wer was gesagt hat, und schreibt eine Zusammenfassung, die wichtigsten Punkte und die Aufgaben.
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    Sprecher benennen und Fehler korrigieren

    Geben Sie jeder Stimme einmal einen Namen, und Transkript und Notizen passen sich an. Korrigieren Sie ein Wort oder einen Namen, und Prokoll schreibt es in jedem weiteren Meeting in Ihrer Schreibweise.

    Die Stimmen eines Meetings benennen: Jeder Sprecher bekommt einmal einen Namen, und Transkript und Notizen zeigen ihn überall. Danach wird ein falsch erkannter Name im ganzen Meeting auf einmal korrigiert.
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    Meetings finden und teilen

    Durchsuchen Sie alle Meetings auf einmal. Kopieren Sie die Zusammenfassung oder die Aufgaben in eine E-Mail, oder sichern Sie die Notizen als PDF.

    Alle Meetings nach einem Wort durchsuchen, das Meeting mit dem Treffer öffnen, einen Abschnitt der Notizen für eine E-Mail kopieren und die Notizen mit der Schaltfläche „Teilen“ als PDF oder per E-Mail weitergeben.

Erst prüfen, dann teilen

Transkripte und Notizen werden von Software geschrieben und können falsch oder unvollständig sein: ein Wort, ein Name, eine Zahl, wer was gesagt hat. Lesen Sie sie, bevor Sie sich darauf verlassen oder sie weitergeben.

Erst fragen

Sagen Sie allen im Meeting, dass Sie es aufnehmen, und holen Sie ihre Zustimmung ein, wo das Gesetz es verlangt.

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