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Prokoll

So schreiben Sie ein Besprechungsprotokoll, mit einer Vorlage, die Sie sofort nutzen können

Ein gutes Protokoll sagt jemandem, der nicht dabei war, drei Dinge: was entschieden wurde, wer was bis wann erledigt und was noch offen ist. So schreiben Sie es, mit einer Vorlage zum Kopieren.

Von Therese AnhammerAktualisiert am 16. Oktober 2026

Was ins Protokoll gehört

Die Eckdaten

Name des Meetings, Datum und wer teilgenommen hat.

Eine kurze Zusammenfassung

Drei bis fünf Sätze für alle, die sonst nichts lesen.

Entscheidungen

Jede Entscheidung in einer eigenen Zeile, so wie sie vereinbart wurde.

Aufgaben

Was zu tun ist, wer es tut und bis wann.

Offene Fragen

Was angesprochen, aber nicht geklärt wurde, damit es beim nächsten Mal wieder auf den Tisch kommt.

Notizen nach Thema

Die wichtigsten Punkte zu jedem Thema, wenn das Protokoll mehr braucht als die Zusammenfassung.

In vier Schritten zum Protokoll

  1. 1

    Vor dem Meeting. Schreiben Sie die Tagesordnung und notieren Sie, wer teilnimmt.

  2. 2

    Während des Meetings. Notieren Sie jede Entscheidung, sobald sie fällt, und fragen Sie bei jeder Aufgabe, wer sie bis wann erledigt.

  3. 3

    Direkt danach. Schreiben Sie das Protokoll am selben Tag, solange sich alle noch erinnern.

  4. 4

    Zum Schluss. Schicken Sie es an alle und bitten Sie darum, Fehler zu melden.

Die Vorlage

Kopieren Sie sie in Ihre Notizen-App oder Ihre E-Mail, oder laden Sie sie als Textdatei herunter.

Protokoll: [Name des Meetings] Datum: [Datum] Teilnehmende: [Namen] Zusammenfassung [Drei bis fünf Sätze] Entscheidungen 1. [Entscheidung] Aufgaben - [Was] ([wer], bis [wann]) Offene Fragen - [Frage] Notizen nach Thema [Thema] - [Notiz]

Als Textdatei herunterladen

Bei einer Vorstandssitzung oder Jahreshauptversammlung legt die Satzung des Vereins fest, was im Protokoll stehen muss. Protokolle für Vorstand und Verein

Oder lassen Sie Prokoll den ersten Entwurf schreiben

Nehmen Sie das Meeting auf, und Prokoll schreibt diese Abschnitte auf Ihrem Mac: die Zusammenfassung, Entscheidungen, Aufgaben mit Verantwortlichen und Termin, offene Fragen und Notizen nach Thema. Lesen Sie den Entwurf, korrigieren Sie, was nötig ist, und verschicken Sie ihn.

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